㈠ 歸檔的方法怎樣歸檔最好
當然是根據國家標准好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，後面附上國家標准，祝成功！
文件、記錄歸檔的有關規定
1. 目的
規范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便於查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如：信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如：ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其餘記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬於個人的證書，復印留底後，歸還個人保管；屬於公司的證書由綜合部統一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用後交到綜合部保管，待成果推廣後，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發布後要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件後面，按發布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規則：xx--xxx
文件類別代號：記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。
附上國家標准：
中華人民共和國檔案行業標准
歸檔文件整理規則
DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施
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1 范圍
本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。�
本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。
2 定義
本標准採用下列定義。
2.1 歸檔文件�
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理�
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件�
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
4 質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5 整理方法
5.1 裝訂�
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類�
歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類�
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類�
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類�
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列�
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號�
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。�
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目�
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發文字型大小。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備註：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒�
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表�
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
㈡ 簡要說明電子文件歸檔的基本方法
電子文件歸檔一般採用以下方法：
1、將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。
2、壓縮歸檔。採用數據壓縮工具，對電子計算機網路上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累後進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。
3、備份系統歸檔。一般是在電子計算機網路環境下採用。將歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質上
㈢ 電影局關於影片素材檔案管理辦法
第一條影片素材（含標准拷貝，下同）是電影藝術檔案的重要組成部分。為了促進我國影片素材管理的科學化、標准化，以保證電影藝術檔案的完整與安全，更好地為電影創作和生產服務，為電影教學和藝術研究服務，保護電影文化遺產，根據《電影藝術檔案管理規定》，制定本管理辦法。第二條我國攝制（含合拍）的故事片、舞台藝術片、美術片、新聞紀錄片、科學教育片及風光旅遊片等，在生產製作過程中直接形成的、有保存價值的影片素材均屬電影藝術檔案。
譯制公映的外國影片及公映的我國台灣，香港、澳門地區影片的素材亦屬電影藝術檔案。第三條影片生產單位和進口發行單位，應在規定的時限以內，按以下四種類型將影片素材送繳國家電影檔案館歸檔。因片種和生產工藝不同，送繳內容可以有所調整。
（一）國產影片：
全新原底標准拷貝一個。畫原底，片頭、片尾、唱詞等各類字幕原底，片頭、片尾襯景原底，十格小底片，光號卡或光號軟盤等一套。混合光學聲底一個。
（二）在內地公映的我國台灣，香港及澳門地區的影片應送繳全新標准拷貝一個。
（三）譯制發行的外國影片應送繳全新標准拷貝一個。
（四）與我國台灣，香港、澳門地區及外國合作（不含協拍、代拍）攝制的影片應送繳畫原底或畫翻正一套，光學混合聲底一個，全新標准拷貝一個。第四條影片生產單位或者進口發行單位應自影片獲准公映之日起三個月內將標准拷貝送繳國家電影檔案館；在兩年內將素材送繳國家電影檔案館西安素材庫，特殊情況可以延期到三年。第五條送繳素材要嚴格履行以下手續：
（一）應填寫《送繳影片素材檔案清單》一式四份。送繳者自留底一份，送西安素材庫三份（庫驗收後簽退一份，送國家電影檔案館影片管理部一份）。
（二）填寫影片素材片盒標簽。其內容包括：素材種類、片名、片種、國別、語別、幕型（高寬比）、長度、片基、總本數、本次、出品廠、出品時間、譯制廠。並以不同顏色盒簽區分素材的種類。
（三）影片素材技術鑒定書和光號卡或光號軟盤放入第一本片盒內。
（四）送繳影片素材應做到：《送繳影片素材檔案清單》，片盒標簽、盒內實物三者相符，完整無誤。第六條利用已歸檔的影片素材要嚴格履行以下手續：
（一）使用影片素材，應持影片版權所有者法定代表人簽署的證明文件，向國家電影檔案館辦理出庫使用手續。
（二）非版權所有者使用影片素材，需經版權所有者同意，並持其法定代表人簽署的證明文件，向國家電影檔案館辦理出庫使用手續。
（三）有關國家機關為執行公務，使用已經公映過的影片素材，可以向國家電影檔案館辦理出庫使用手續。
（四）使用已超過版權保護期的影片素材，提出使用者應持本單位法人代表簽署的證明文件，向國家電影檔案館申請，國家電影檔案館有權決定是否提供使用。
（五）凡使用影片素材者，如需中間轉換洗印廠家的，應由使用影片素材者向國家電影檔案館辦理變更手續。
（六）國家電影檔案館可以利用國產影片素材檔案的復製品與國外電影檔案機構交換和出借，但不得損害影片版權所有者的合法權益。
（七）國家電影主管部門有許可權制特定影片的出庫使用。第七條國家電影檔案館西安素材庫發運素材的最長時限是接到完備手續後的次日起，七日內交鐵路發運。如不能如期發運，應提前向使用單位說明原因。第八條影片素材管理的技術規范
（一）國家電影檔案館存檔的影片素材，彩色片應置於溫度5±1℃，相對濕度為55－60％的恆溫濕庫房中；黑白片應置於溫度10±1℃C，相對濕度為60－65％恆溫恆濕庫房中。
（二）製片者在規定日期內，自行保存影片素材在一年以上者，必須將影片素材置於溫度20±1℃，相對濕度為60－65％的恆溫恆濕庫房中保存。
（三）影片素材的包裝材料，要符合檔案保存規定，即應使用紙質袋，其PH值為7．0－8．5，不含有酸性物質、氧化劑和還原劑。
標簽粘合劑可使用多種聚乙酸乙烯脂和攝影級明膠等，不得使用含有硫、鐵、銅等成份的粘合劑。
應使用耐腐蝕，不揮發化學氣體的材料所做的片盒。
影片素材的任何部位，都不得使用膠帶紙粘接。
（四）調用已歸檔的原底素材再行印製拷貝的，要確保其完整無損地退回西安素材庫。
（五）凡使用易燃影片素材印製國內外發行拷貝時，使用者必須同時印製一套全新安全素材和拷貝，送繳國家電影檔案館。
（六）使用影片素材，因洗印工藝需要而合並或分卷的，要附上詳細文字說明。此說明放入第一本片盒內；如影片內容需要刪剪的，須報請電影事業管理局批准，並只准在新製作的翻正（或翻底）上進行；對原影片素材內容有增補的，其增補部分亦應隨同原影片素材同時入庫歸檔，並須附上詳細的文字說明材料。
（七）影片素材在交付運輸時，要有防火、防水、防塵、防丟失等安全措施，每年六月一日到九月三十日，易燃素材和拷貝停止出入庫。
（八）國家電影檔案館西安素材庫在驗收素材後，應更換統一製作的包裝袋和片盒標簽。
㈣ 文件歸檔怎麼做
文件歸檔都是通過創建那個文件的軟體來實現歸檔。你需要打開創建那個文件的軟體，然後執行歸檔命令。
㈤ 怎樣把文檔歸檔
文件歸檔
1. 件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復製件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
2. 件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，復製件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中文本在前，外文本在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。
㈥ 如何歸檔文件目錄
如果需要由從前的個人目錄獲取內容，請執行以下步驟：
1、打開磁碟工具（Mac OS X 10.3、10.4 或更高版本）或者 Disk Copy（Mac OS X 10.2.8 或更低版本）。它位於「Applications」文件夾的「Utilities」文件夾中。
2、如果您使用 Mac OS X 10.2.8 或更低版本或者 Mac OS X 10.4 或更高版本，請從文件菜單選擇新建 > 文件夾或宗卷的映像。
3、如果您使用 Mac OS X 10.3 至 10.3.9，請在映像菜單中，選擇新建 > 文件夾的映像。
將出現一個對話框表單。依次選擇 Previous System 文件夾、Users 文件夾，然後選擇帶有從前用戶名的文件夾。
4、點按「映像」。
5、將映像文件保存到桌面（按下 Command-D），然後根據自己的意願對其命名。
6、過程結束後，映像文件將顯示在桌面上。
提示：如果需要，也可以使用 Disk Copy、磁碟工具或 Finder 將映像歸檔（保存）到 CD 或 DVD。
7、將任何想要的文件從裝載的映像拖至自選的任何位置。
在 Mac OS X 10.5.x 中，如果在未保留用戶的情況下執行了「歸檔並安裝」安裝，後來又意識到希望保留用戶，您可以通過執行以下步驟恢復用戶的完整個人文件夾：
1、啟用 Root 用戶
2、以 Root 用戶身份登錄。
3、確認當前不存在使用與您希望恢復的個人文件夾相同的短名稱創建的用戶帳戶。 如果已有一個與正在恢復的個人文件夾同名的用戶，請使用「系統偏好設置」刪除此用戶帳戶。 註： 如果新用戶在希望保存的個人文件夾中已經擁有文檔，請確保在看到提示後選擇「在磁碟映像中存儲個人文件夾」或「不更改個人文件夾」選項。 您必須在系統中至少保存一個管理員用戶，因此，如果正刪除唯一的管理員用戶，請先創建一個可在步驟 9 結束後刪除的臨時管理員用戶。
4、在 Finder 中，打開硬碟驅動器，然後瀏覽至 Previous Systems/YYYY-MM-DD_HHMM/Users（其中，YYYY-MM-DD_HHMM 表示執行「歸檔並安裝」的日期和時間）
5、找到希望恢復的個人文件夾。
6、打開另一個 Finder 窗口，再次進入硬碟驅動器，瀏覽至 Users 文件夾。
7、將用戶的（短名稱）文件夾從 /Previous Systems/YYYY-MM-DD_HHMM/Users 拖動（移動）至 /Users。
8、使用「系統偏好設置」中的「帳戶」面板創建一個新用戶，並使其與上一步驟中移動的個人文件夾具有相同的短名稱。
9、看到「『用戶』文件夾中已經有名為『short name』的文件夾」提示時點按「確定」。 您希望將此文件夾用作此用戶帳戶的個人文件夾嗎？這將改變個人文件夾中所有文件的所有權。
10、注銷。
11、以上一步驟中創建的用戶身份登錄。
12、禁用根用戶
㈦ 如何將電腦文件歸檔，電腦文件歸檔方法
整理文件技巧如下：
不要保存不必要的文件。
給文件和文件夾統一命名。
把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。
把在做的項目和已經完成的項目分開來。
不要讓文件夾里裝得太滿。
記得備份文件歸檔系統。
再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。
按日期整理文件。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的
合理運用」記事本「文件標記和說明。